Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung Haus: So rech­nest du die Ne­ben­kos­ten ei­ner Mietimmobilie ab

Die Nebenkostenabrechnung für ein Haus kann für Vermieter:innen und Mieter:innen gleichermaßen eine Herausforderung sein. Rechtliche und formelle Aspekte, Vorgaben und Fristen – eine korrekte Abrechnung ist die Voraussetzung dafür, dass du die Nebenkosten überhaupt umlegen darfst. Damit du als Vermieter:in alle relevanten Punkte berücksichtigst und die Abrechnung korrekt erstellst, findest du hier eine umfassende Anleitung.

Nebenkosten sind zusätzliche Kosten zur Miete, die durch den Betrieb und Unterhalt einer Immobilie entstehen. Dazu zählen umlagefähige Nebenkosten, die auf den:die Mieter:in umgelegt werden können, sowie nicht umlagefähige Kosten, die vom:von der Vermieter:in selbst getragen werden müssen. Bei der Vermietung eines Hauses solltest du dich auf jeden Fall mit den Nebenkosten und der jährlichen Nebenkostenabrechnung auskennen.

Damit deine Nebenkostenabrechnung für das Haus rechtssicher ist, solltest du folgende Schritte beachten:

Schritt 1: Ermittlung der Gesamtkosten 
Sammle alle Rechnungen und Belege für die relevanten Nebenkosten des Abrechnungszeitraums (meist ein Kalenderjahr).

Schritt 2: Bestimmung der umlagefähigen Kosten 
Trenne die umlagefähigen von den nicht umlagefähigen Kosten, um eine rechtssichere Abrechnung zu erstellen.

Schritt 3: Wahl des Umlageschlüssels 

• Verbrauchsabhängige Kosten: Heiz- und Warmwasserkosten müssen nach Verbrauch abgerechnet werden (z. B. durch Zähler).

• Flächenschlüssel: Viele Nebenkosten werden nach Wohnfläche (qm) umgelegt. 

• Personenschlüssel: Alternativ kann bei bestimmten Kosten (z. B. Müllabfuhr) die Anzahl der Bewohner berücksichtigt werden.
   

Schritt 4: Erstellung der Nebenkostenabrechnung 
Bei der Berechnung der Nebenkosten solltest du auf folgende Angaben achten:

• Zeitraum der Abrechnung 
• Auflistung der Gesamtkosten
• Umlageschlüssel 
• Anteil des Mieters
• Berechnungsweg
• Guthaben oder Nachzahlung
   

Schritt 5: Fristgerechte Zustellung Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Andernfalls kann der:die Mieter:in Nachforderungen verweigern. 

Die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung kann je nach Anzahl der Kostenpositionen und Mietparteien aufwendig sein. Ein Online-Nebenkostenrechner hilft dabei, die relevanten Kosten systematisch zu erfassen und auf Basis verschiedener Umlageschlüssel korrekt zu verteilen.

So funktioniert ein Nebenkostenrechner: 

1. Eingabe der relevanten Nebenkosten: Trage die umlegbaren Kosten ein, z. B. für Grundsteuer, Heizkosten oder Müllentsorgung.

2. Auswahl des passenden Umlageschlüssels: Je nach Abrechnungsmodell können die Kosten nach Verbrauch, Wohnfläche oder Personenzahl verteilt werden. 

3. Automatische Berechnung: Der Rechner ermittelt die individuellen Anteile für jede Mietpartei und erstellt eine nachvollziehbare Aufstellung.

4. Erstellung einer rechtssicheren Abrechnung: Die berechneten Werte können direkt in eine formell korrekte Betriebskostenabrechnung übernommen werden. 
    

Ein solcher Nebenkostenrechner wird im Mitgliederbereich VermietenPlus durch ImmoScout bereitgestellt und erleichtert die Abrechnung insbesondere für Vermieter:innen mit mehreren Mietparteien und hilft, Fehler bei der Kostenverteilung zu vermeiden. 

Die Nebenkostenabrechnung Haus kann sich auf ein Einfamilienhaus oder ein Mehrfamilienhaus beziehen:

Nebenkostenabrechnung Einfamilienhaus 

• Oft als Pauschale oder Vorauszahlung geregelt.

• Meist einfach, da keine Aufteilung auf mehrere Mieter:innen nötig ist. 

• Vermieter:in muss nur nachweisen, dass die Pauschale realistisch ist.
   

Nebenkostenabrechnung Mehrfamilienhaus 

• Aufteilung der Kosten auf mehrere Parteien notwendig.

• Verbrauchsabhängige Abrechnung für Heizung/Warmwasser Pflicht. 

• Genauer Umlageschlüssel erforderlich

Vermeide Fehler bei der Nebenkostenabrechnung deines Hauses, indem du folgende Punkte berücksichtigst: 

• Transparente Aufstellung: Alle Positionen sollten klar und verständlich sein. 

• Vollständige Belege: Alle Rechnungen und Kostenbelege sollten griffbereit sein.

• Korrekte Umlageschlüssel: Wähle den passenden Umlageschlüssel, um Streitigkeiten zu vermeiden. 

• Fristen einhalten: Die jährliche Abrechnungsfrist darf nicht überschritten werden.

Das zentrale Dokument zur Regelung des Mietverhältnisses ist der Mietvertrag. Über ihn solltest du gemäß § 556 die Art und Weise der Nebenkostenabgeltung – Pauschale oder Vorauszahlung –, die erwartbare Höhe und die die umzulegenden Nebenkostenpositionen konkret benennen.

Bei der Benennung der Nebenkosten und den Verteilerschlüsseln solltest du möglichst genau vorgehen. Was du vergisst, darfst du nicht abrechnen. Eine andere rechtskonforme Möglichkeit besteht darin, mit einer Standardklausel auf § 2 der Betriebskostenverordnung zu verweisen, der bereits alle 16 Kostenpositionen aufzählt. In der Kostenposition "Sonstiges" unter Punkt 17 darfst du Kosten selbst definieren, die nicht automatisch zu den umlagefähigen Kosten gehören. Beispielsweise gehören die Kosten für die Reinigung der Regenrinnen bei einem Mehrfamilienhaus nicht automatisch zu den Betriebskosten. Jedoch handelt es sich um umlegbare Nebenkosten, die du dem:der Mieter:in anrechnen darfst, wenn dies so im Mietvertrag festgehalten wurde.

Der Mietvertrag ist deine Sicherheit darüber, dass der:die Mieter:in die gewünschten Nebenkosten übernimmt. Denke auch daran, eine Kaution zu vereinbaren (§ 551 BGB). Sollte der:die Mieter:in unverhofft ausziehen oder sich weigern, die Nebenkosten zu bezahlen, kannst du bei entsprechender Vereinbarung einen Teil der Kaution einbehalten. Die Abrechnung der Kaution muss jedoch spätestens sechs Monate nach Ende des Mietverhältnisses erfolgen.